Review: Kundenkontakte im Überblick mit ACT!11

Die Rezension der bekannten Kunden-Management-Software ACT!, aktuell in der Version 11 verfügbar, erregte auf Anhieb mein Interesse: denn eines der Web 2.0 Gebote lautet bekanntlich „Du sollst Online-Services verwenden und Daten ins Web auslagern.“ ACT!11 dagegen ist ein klassischer Desktop-Client, der sich auf die Fahnen schreibt, das an sich nicht gerade unkomplizierte Thema CRM (=Customer Relation Management) möglichst einfach zu präsentieren, ohne auf die gängigen Werkzeuge leistungsfähiger CRM-Lösungen zu verzichten. ACT!11 kümmert sich um die klassischen vier CRM-Bereiche Kundenmanagement, Adressverwaltung, Projekt- und Korrespondenzverwaltung. Wer selbst überprüfen möchte, ob die vom PC Magazin mit „sehr gut“ bewertete Lösung von Sage für ihm Arbeit und Overhead abnimmt, kann das Programm derzeit auf www.act-testen.de in vollem Umfang zwei Wochen lang ausprobieren.

Setup und erste Schritte

Die Installation meiner Demoversion gestaltete sich unter Vista 64 völlig unproblematisch – ACT!11 benötigt diverse Microsoft-SQL-Komponenten, die im Rahmen der Installation ebenfalls am Rechner landen. Nach dem ersten Start fordert ACT zum Anlegen einer Datenbank – wer eine Vorgängerversion nutzt, kann die bestehenden Datensätze konvertieren. Anders als etwa Outlook sind die ACT-Datenbanken Multi-User fähig, schließlich sollen die gesammelten Adressen und Kontakt-Historien der gesamten CRM-Abteilung zur Verfügung stehen. Während der Installation verbindet sich die Software mehrmals mit ACT-Servern, allerdings lässt sich dieses „Telefonat nach Hause“ mittels Firewall unterbinden.

Screenshot: die Kontaktverwaltung

Daten-Import und Programmlogik

Nach der Erstellung einer neuen Datenbank müssen keineswegs alle Kontakte händisch übertragen werden – ACT bringt eine Importassistenten mit, der unter anderem Kontakt-Ordner von Outlook entgegen nimmt. Die Hauptansicht gliedert sich in Kontakte, Gruppen, Firmen, einen kollaborativen Kalender, eine Aufgabeliste und – anders als von herkömmlichen PIMs gewohnt – eine „Liste der Verkaufschancen“ und ein „Cockpit“, welches alle zu erledigenden Tätigkeiten und Termine übersichtlich zusammenfasst. Zusätzlich bringt ACT! eine E-Mail Funktion mit, die aber nicht als vollwertiger Client funktioniert, sondern den Outlook-Mailverkehr „belauscht“ und so die direkte Archivierung von Kunden-Mails im CRM-System erlaubt. Auf Knopfdruck liefert die Software grafische Auswertungen des aktuellen Projektstatus. Der modulare Aufbau kommt einer schnellen Einarbeitung sehr entgegen, dennoch lässt die Software Feature-technisch nichts zu wünschen übrig und hat mittlerweile 2,8 Millionen User weltweit überzeugt.

Screenshot: das ACT! Cockpit

Wer mit der Bedienung von Outlook vertraut ist, wird sich auch mit der Oberfläche von ACT! schnell zurechtfinden – zusätzlich lassen sich sämtliche Daten miteinander verknüpfen, annotieren und mit frei wählbaren Zugangsrechten versehen. Angesichts der Komplexität des CRM-Prozesses ist dem Hersteller ein guter Kompromiss zwischen Funktionsvielfalt und einfacher Bedienbarkeit gelungen. Für Einzelunternehmer mit moderatem CRM-Aufkommen scheint mir ACT!11 durchaus überdimensioniert, allerdings hängt die Sinnhaftigkeit einer komplexen CRM-Datenbank sehr stark von der persönlichen Arbeitsweise ab. Allerdings bietet Hersteller Sage für diesen Bereich auch andere Software-Produkte an. Wer aber beispielsweise seine Dienste online anbietet und die notwendige Disziplin aufbringt, konsequent alle relevanten Daten einzutragen, behält auch bei einer großen Zahl von Kundenkontakte problemlos den Überblick. ACT!11 erlaubt bis zu 5 Benutzern den gemeinsam DB-Zugriff und positioniert sich damit als Einsteiger-freundliches Tool für ambitionierte KMUs. Mehr Informationen über die genauen Features und die Web-basierten Nutzungsmöglichkeiten bietet die offiziell Produkthomepage.