Saas für KMUs: Customer Care mit Highrise

SaaS (Software as a Service) steht für die Auslagerung klassischer Desktop-Software ins Netz, in die sogenannte Cloud. Dieser Ausdruck wiederum leitet sich vom Cloud-Computing ab, und es ist keineswegs übertrieben, von einem Paradigmenwechsel zu sprechen: Google Docs ersetzt das Office-Paket, Mindmeister die Mindmapping-Software und so weiter. Anstatt eines aufwendig konfigurierten Desktops samt Softwarelizenzen, Updates und Co. benötigt man lediglich einen Webbrowser mit Internetzugang, denn die Daten werden ja ebenfalls zentral gespeichert. Das sorgt nicht nur bei Großunternehmen für enormes Einsparungspotential, auch Einzelunternehmer und KMUs können unglaublich von solchen Tools profitieren. Daher werde ich in loser Folge auf datenschmutz SaaS-Werkzeuge vorstellen, die sich in meinem persönlichen Arbeitsalltag perfekt bewährt haben: den Beginn macht Highrise, eine vom legendären US-Start-Up 37Signals entwickelte Applikation, die einen smarten und aufs Wesentliche reduzierten Mix aus CRM, Projektmanagement, Kontaktverwaltung und Dokumentenmanagement bietet.

Wer braucht Highrise?

CRM-Systeme sind üblicherweise behäbig, feature-überfrachtet und alles andere als stylish. Highrise ist da völlig anders: durch die smarte Reduktion auf das absolut notwendige fallen keine unnötigen Arbeitsschritte an, die Einsatzszenarios sind dabei durchwegs vielfältig. Ob als stets verfügbare Online-Ablage, als Tracking-Tool für Leads, Angebote und Abschlüsse, als Kundenbeziehungs-Management und Kontaktverwaltung spielt die Applikation ihre Stärken aus. Klassischerweise verwendet man solche Systeme im Team, allerdings bietet Highrise auch spezielle Accounts für Einzelunternehmer – ich verwende meinen Account seit einigen Monaten und bin mittlerweile völlig überzeugt von der Kosen-Nutzen-Relation. Die initaile Einrichtung sowie die laufende Bedienung gehen äußerst flott von der Hand, und die Kombination etwa von Angebotsverwaltung, Taskliste und Projekt-Tracking macht vor allem für Einzelpersonen hochgradig Sinn:

Features und Preise

Highrise offeriert unterschiedliche Pricing-Modelle zwischen 24 und 149 Dollar pro Monat sowie eine Gratis-Version. Letztere bleibt allerdings auf 250 Kontakte beschränkt, erlaubt keine Datei-Uploads und eignet sich daher eigentlich für Testzwecke. Ich selbst nutze das „Solo“-Package, das sich ideal für Einzelunternehmer eignet: man erhält nur einen Userzugang, kann aber bis zu 20.000 Kontakte und eine unlimitierte Zahl von „Deals“ verwalten und bekommt 3GB Speicherplatz. Für kleine Teams eignet sich das Produkt „Basic“ (6 User, 3GB Speicher, 10 Deals), wer mehr Ressourcen benötigt bzw. eine größeres Team koordinieren muss, kann auf größere Packages zurückgreifen oder ein Angebot nach individuellen Bedürfnissen anfordern.

Aus dem oben gesagt geht bereits die grundlegende Logik von Highrise hervor: sämtliche Projekt-Informationen werden in die Bereiche „Cases“ (laufende Projektdokumentation), „Deals“ (Angebotsverwaltung), Kontakte und Aufgaben eingeteilt. Sämtliche Info-Happen sind frei verknüpfbar. In der Regel beginnt die Benutzung mit einem Upload der eigenen Kontakte. Im nächsten Schritt legt man die aktuellen Cases und Deals an, ordnet ihnen Kontaktpersonen und wahlweise Dokumente bzw. Notizen zu. Das persönliche Dashboard und die Taskverwaltung sorgen gemeinsam mit dem durchdachten Tagging-System für optimalen Überblick. Der folgende Screencast erklärt die wichtigsten Schritte:

Highrise stellt wohl sowas wie die SaaS-gewordene Gegenthese zu Sascha Lobos Prokrastinations-Evangelismus dar. Ich halte es da ja ohnehin mit Seth Godin’s „Dip“-Prinzip: Dinge gezielt aufzuschieben, ist eine schwachsinnige Idee. Von dem, was man nicht machen möchte, sollte man sich endgültig trennen, und die wichtigen Projekte dafür energisch und mit Nachdruck verfolgen. Prokrastinieren kann man im Grab oder in der Urne, da bleibt dann ausreichend Zeit. Mit anderen Worten: Highrise ist nicht dazu gedacht, permanent das eigene Scheitern an der Einhaltung von Deadlines zu dokumentieren, sondern als flinkes, einfach zu bedienendes Tool zur Overhead-Minimierung. Web 2.0 Usability trifft auf das Dogma des Reduktionismus, was dabei herauskommt, ist die funktionellste und flexibelste Projekt/CRM/Angebots-Verwaltung, die mir je untergekommen ist – erlernbar ist die Logik in circa fünf Minuten, und die Bedienung geht so flott von der Hand, dass man das System im Gegensatz zu der oft behäbigen Konkurrenz nicht nur drei Tage lang, sondern auch auf Dauer gerne benutzt:

Highrise – das Projektmanagement-Gedächtnis.