Timetracking: Zeit sparen beim Zeiterfassen

Timetracking: Zeit sparen beim Zeiterfassen

Zuletzt aktualisiert am 24. Januar 2018 um 12:42

Timetracking: Zeit sparen beim ZeiterfassenDie Zeiterfassung für meine Kunden-Verrechnungen erledigte ich bisher via Open Office Sheet, was sich eigentlich recht gut managen lässt. Vor kurzem habe ich allerdings nach einer einfachen Lösung gesucht, die es mir ermöglich, eigene Projekte wie datenschmutz möglichst genau in Subaufgaben zu zerlegen (Recherche, Posten, Programmieren etc.) und diese statistisch zu erfassen, zudem sollte die Eingabe möglichst zeitsparend von der Hand gehen. Ich habe zuerst ein Weilchen überlegt, ob ich eine webbasierte Lösung wie tsheets verwenden soll oder doch eine offline-Software.

Da ich die Jobs, die ich tracken möchte, ohnehin so gut wie ausschließlich am eigenen Rechner erledige, habe ich mich für zweiteres entschieden und zwei verschiedene Lösungen mit recht unterschiedlicher Oberfläche getestet. Klassische Projektmanagement-Software zählt nämlich nicht zu meinen besten digitalen Freunden und ist für One-Man-Shows meist ohnehin gravierend überdimensioniert – da leistet mir ein penibel strukturiertes txt-File in Kombination mit Kalender- und Kontaktverwaltungssoftware bessere Dienste: diese Kombination produziert für meinen persönlichen Arbeitsstil das beste Verhältnis zwischen Effizienz und organisatorischem Overhead. Die folgenden zwei Freeware-Lösungen passen dagegen feature-technisch genau zu meiner Vorstellung von Zeiterfassung:

Time-Tracking-Tool

Auf das Time-Tracking-Tool bin ich bei Exanto.de gestoßen. Die Software wurde in Java geschrieben, residiert unter Windows im Taskbar (funktioniert aber OS-übergreifend) und lässt sich via Shortcut zeitsparend bedienen. Einzelne Hauptaufgaben können Subtasks besitzen, verschiedene Statistik-Views sorgen für Überblick. Sympathischerweise setzt ttt auf „viewable“ Files: sämtliche Aufzeichnungen kann man mit einem herkömmlichen Texteditor betrachten und verändern. Automatische Backups sowie englischer und deutscher Sprachsupport runden den Feature-Umfang ab.

ttt-screen

In der Praxis funktioniert ttt beim Anlegen von Tasks und bei der Zeiterfassung vollkommen reibungslos. Vermisst habe ich allerdings das Feature, die gespeicherten Datenfiles mit einem Texteditor zu bearbeiten: TTT speichert die Daten im Hex-Formaten, mit csv-Format läuft da gar nix – gerade dieses Feature halte ich in punkto Portabilität für sehr wichtig, im Handbuch habe ich diesbezüglich keine Informationen gefunden.

Update [21.10.2010]: Ein Leser hat mir mitgeteilt, dass die Dateien nur auf den ersten Blick nach Binärformat aussehen, aber eigentlich komprimiertes XML enthalten:

Die Dateien erscheinen zwar binär, sind jedoch als XML-Struktur in gzip-Kompression abgelegt. Mit diesem Wissen lassen diese sich auch in einem Texteditor bearbeiten.

Bei der nächsten Überarbeitung wird diese Info auch in die Dokumentation einfließen.

Klok – personal time tracking made easy

Klok benötigt Adobe AIR (aber das haben Windows-User wegen Thwirl ohnehin längst installiert :mrgreen:) und besticht auf den ersten Blick durch seine optisch gelungene Oberfläche. Das Programm entstand im Rahmen eines AIR-Programmierwettbewerbs und wurde anschließend vom Autor als Freeware veröffentlicht. Ein intuitives Drag-and-Drop Interface, die Möglichkeit, Projekte und Subprojekte in beliebigen Hierarchien anzulegen und die elegante Taskbar-Integration sprechen für Klok.

klokscreen

Im Praxistest allerdings funktionierte bei mir das wichtigste Feature nicht: in der minimierten Programmansicht sollte es möglich sein, der eingebauten Stopp-Uhr mitzuteilen, an welchem Projekt man gerade arbeitet – bedauerlicherweise bliebt die Dropdown-Box in meinem Fall auch nach dem Eintragen etlicher Projekte gähnend leer:

klokmini

Vielleicht ein Bug aufgrund eines AIR-Updates – schade, damit scheidet Klok für aus. Die Oberfläche wäre zwar sehr ansehnlich, Drag and Drop funktioniert ordentlich: allerdings fehlen mir in der höchsten Zoomstufe der Kalenderansicht eine Minutenskala und die Möglichkeit, Statistiken nicht nur als Kreisdiagramme auszugeben.

Fazit: Verbesserungspotential beim Zeiterfassen

Die eierlegende Zeit-Tracking-Sau konnte ich unter den beiden Freeware-Tools nicht ausmachen: Klok wär hübscher, aber die Schnelleingabe funktioniert nicht Das Time-Tracker-Tool verrichtet brav seine Dienste, nur lassen sich die gespeicherten Files in anderen Programmen nicht verwenden. Aber bis die „Time Tracker Klok“ mit den Vorzügen beider Programme verfügbar ist, werde ich weiterhin ttt verwenden.

legotrackingDaher eine Frage an die selbständigen KMU-Unternehmer in meiner hochgeschätzten Leserschaft: welche Time-Management-Lösungen verwenden Sie? Da gibt’s ja die lustigsten Möglichkeiten, wie zum Beispiel dieses großartige Kolumne von Michael Hunger über Timetracking mit Lego-Steinchen zeigt (besonders gut geeignet für haptische Typen, siehe auch Cafe Autism).

Über Hinweise auf gelungene Software-Lösungen freu ich mich natürlich… wie gesagt: das Gelbe vom Ei hab ich bisher noch nicht gefunden.

Downloads:
Time Tracker Tools (Java 1.5 erforderlich)
Klok (Adobe AIR erforderlich)


Fotocredits
Titelfoto: Zeitreise von Geralt / pixelio.de

 

19 Antworten
  1. E. S. says:

    Hallo und vielen Dank vorab einmal für die Vorstellung der Programme. Ich habe, trotz des vermeintlichen Bugs Klok installiert und ausprobiert. In der Tat ansehnlich! Bug? Ja, aber nur ein kleiner. Die Drop-Downbox bleibt so lange leer, bis über ein Projekt keine Zeiterfassung stattfindet. Sobald man auf dem Hauptbildschirm einmal die Zeit erfasst hat für ein Projekt, erscheint das Projekt auch im Dropdown-Menü.

    Viel Spaß!

    Antworten
  2. Luca says:

    Sowas habe ich gesucht.

    Kann E.S. nur zustimmen. Klok funktioniert bei mir auch sobald man in der Projektansicht einmal auf „work on“ geklickt hat. Allerdings tritt der Fehler nach jedem Programmstart erneut auf. Schade, aber für mich kein allzugroßes Hindernis.

    Man kann nur hoffen, dass Klok weiterentwickelt wird.

    Antworten
  3. Alex says:

    Also ich würde dir Kimai empfehlen. http://www.kimai.de

    Vorteile:
    Überall verfügbar (webbasiert), Multi-User, Multi-Gruppen fähig, schnelles AJAX Interface, Opensource, optimal für Designer, Programmierer, Agenturen usw.

    Antworten
  4. Luca says:

    @Alex
    Und wenn ich einmal keinen Zugang zum Netz habe? Klok ist klein und fein und immer, wenn ich arbeite -> am Laptop sitze verfügbar.

    Sieht aber dennoch nett aus. Vielleicht für ein größeres Projekt.

    Antworten
  5. Michael Kamleitner says:

    Mit dieser Frage habe ich mich Anfang des Jahres auch rumgeschlagen… die Zeiterfassung per Google Spreadsheet war mir zu mühsam & ungenau, v.a. weil meine arbeitszeiten stark fragmentiert sind (20min da, 5 min dort etc.).

    Recht gut gefallen hat mir http://www.rescuetime.com, welches als lokale App im Hintergrund läuft, und anhand der jweils im Fokus laufenden Applikation automatisch mitlogged. Mit diesem System werden zwar unterschiedliche Tätigkeiten („Development“, „Recherche“, „Office“…) ganz gut autom. erkannt, aber eine Trenung nach Projekten is tnatürlich nicht möglich.

    Letztlich hab ich mir eine eigne kleine Webapp gebastelt, mit der ich quasi wie mit einer Stoppuhr jweils mit 1 Klick angebe an welchem Projekt ich grade arbeite. Die grafische Auswertung geht dann ganz von selbst und minuten-genau… man muss sich nur mal die Disziplin zum drücken der „Stoppuhr“ angewöhnen… ;)

    Antworten
  6. Relateme says:

    Also ich weiß nicht ob Dir unser Tool dabei was helfen kann, denn so wie es jetzt ist, basiert die „Stundenabrechnung“ auf der Basis von Ereignissen.

    Also Kunde ruft an, im Ereignis (Event) wird das Telefonat eingetragen (laufzeit) und kann nachträglich dann verrechnet werden.

    Die ersten 1,4 Minuten reichen.

    Oder man war bei Kontakt was erledigen (Vorortbesuch) trägt nachher beim Event ein wie lange man dort war.

    So wie es jetzt ist, ist es nicht Projekt sondern Kontaktbezogen.

    Das Tool ist sowohl als Onlinversion als auch als Downloadversion für den eigenen Webserver oder XAMP Version bis zu 3 Mitarbeiter kostenlos.

    WIR SIND ABER NOCH BETA!!! Die Downloadversion noch mehr BETA als die Onlineversion. :)

    Der Vorteil der Beta ist allerdings, wenn Du definieren könntest was und wie genau Du es haben möchtest könnten wir das noch mit rein coden. Solange es nicht zu aufwendig (kompliziert) wird. Aber Dinge wie Stoppuhr mitlaufen lassen und beim Projekt mit abspeichern wäre jetzt kein großes Ding.

    Vielleicht hast ja lust mal rein zu schnuppern.

    Antworten
  7. Martin says:

    Komisch, muss grad ein irrer Bedarf danach sein, habe vor einer Woche mir ebenso die Finger wund gegoogelt, habe dann allerdings zu einer Shareware gegriffen weil die Freeware-Tools da alle irgendwo Ihre Mängel haben.

    Antworten
  8. Peter says:

    Im Endeffekt sollen/wollen diese Tools ja die Effizienz steigern. Dazu gabs in der Businessweek kürzlich einen interessanten Artikel über ein IBM-Projekt. Dort werden mathematische Modelle der ArbeiterInnen angelegt indem praktisch alles getracked wird um dann Arbeitswege zu verändern, bzw effizienter zu gestalten. Erinnert mich irgendwie an Taylorismus 2.0
    http://www.businessweek.com/magazine/content/08_36/b4098032904806.htm
    Werde mir jetzt mal die Tools ansehen. Wahrschienlich wirds an meiner Disziplinlosigkeit scheitern. Ich habe die besten Erfolge mit einem leeren Zettel und einem Stift gemacht.

    Antworten
    • ritchie
      ritchie says:

      Nicht zusaetzlichen Verwaltungsoverhead zu schaffen ist tatsaechlich die Haupt-Herausforderung. Der gute alte Zettel wird definitiv unterschaetzt.

      Antworten
  9. Daniela says:

    Hallo zusammen,
    wir haben den Xpert-Timer entwickelt. Er ist aus der Situation heraus entstanden, dass der Chef andauernd wissen wollte, was man denn jetzt schon wie lange an welchem Projekt gearbeitet hat. Wir haben der Übersichtlichkeit halber auch eine Zeitleiste entwickelt worauf man immer die Laufende Projektzeit sehen kann. Und es handelt sich um eine offline-Applikation. Also quasi fast sie Eierlegende-Zeit-Tracking-Sau :)

    Liebe Grüße aus dem Süden!

    Antworten
  10. Bene says:

    Hallo,

    auch ich habe viel Zeit in die Suche investiert und habe zeitweise schon gedacht es gibt fast keine Offline-TimeTracking Lösungen. Dass dem nicht so ist, sieht man unter . Ich finde sieht recht vielversprechend aus

    Grüße
    Bene

    Antworten

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

* Die DSGVO Checkbox ist ein Pflichtfeld.

*

Zustimmung zur Datenspeicherung lt. DSGVO

Möchten Sie neue Kommentare abonnieren?
Wann möchten Sie Ihre Benachrichtungen erhalten?