Timetracking: Zeit sparen beim Zeiterfassen

Die Zeiterfassung für meine Kunden-Verrechnungen erledigte ich bisher via Open Office Sheet, was sich eigentlich recht gut managen lässt. Vor kurzem habe ich allerdings nach einer einfachen Lösung gesucht, die es mir ermöglich, eigene Projekte wie datenschmutz möglichst genau in Subaufgaben zu zerlegen (Recherche, Posten, Programmieren etc.) und diese statistisch zu erfassen, zudem sollte die Eingabe möglichst zeitsparend von der Hand gehen. Ich habe zuerst ein Weilchen überlegt, ob ich eine webbasierte Lösung wie tsheets verwenden soll oder doch eine offline-Software.

Da ich die Jobs, die ich tracken möchte, ohnehin so gut wie ausschließlich am eigenen Rechner erledige, habe ich mich für zweiteres entschieden und zwei verschiedene Lösungen mit recht unterschiedlicher Oberfläche getestet. Klassische Projektmanagement-Software zählt nämlich nicht zu meinen besten digitalen Freunden und ist für One-Man-Shows meist ohnehin gravierend überdimensioniert – da leistet mir ein penibel strukturiertes txt-File in Kombination mit Kalender- und Kontaktverwaltungssoftware bessere Dienste: diese Kombination produziert für meinen persönlichen Arbeitsstil das beste Verhältnis zwischen Effizienz und organisatorischem Overhead. Die folgenden zwei Freeware-Lösungen passen dagegen feature-technisch genau zu meiner Vorstellung von Zeiterfassung:

Time-Tracking-Tool

Auf das Time-Tracking-Tool bin ich bei Exanto.de gestoßen. Die Software wurde in Java geschrieben, residiert unter Windows im Taskbar (funktioniert aber OS-übergreifend) und lässt sich via Shortcut zeitsparend bedienen. Einzelne Hauptaufgaben können Subtasks besitzen, verschiedene Statistik-Views sorgen für Überblick. Sympathischerweise setzt ttt auf „viewable“ Files: sämtliche Aufzeichnungen kann man mit einem herkömmlichen Texteditor betrachten und verändern. Automatische Backups sowie englischer und deutscher Sprachsupport runden den Feature-Umfang ab.

In der Praxis funktioniert ttt beim Anlegen von Tasks und bei der Zeiterfassung vollkommen reibungslos. Vermisst habe ich allerdings das Feature, die gespeicherten Datenfiles mit einem Texteditor zu bearbeiten: TTT speichert die Daten im Hex-Formaten, mit csv-Format läuft da gar nix – gerade dieses Feature halte ich in punkto Portabilität für sehr wichtig, im Handbuch habe ich diesbezüglich keine Informationen gefunden.

Update [21.10.2010]: Ein Leser hat mir mitgeteilt, dass die Dateien nur auf den ersten Blick nach Binärformat aussehen, aber eigentlich komprimiertes XML enthalten:

Die Dateien erscheinen zwar binär, sind jedoch als XML-Struktur in gzip-Kompression abgelegt. Mit diesem Wissen lassen diese sich auch in einem Texteditor bearbeiten.

Bei der nächsten Überarbeitung wird diese Info auch in die Dokumentation einfließen.

Klok – personal time tracking made easy

Klok benötigt Adobe AIR (aber das haben Windows-User wegen Thwirl ohnehin längst installiert :mrgreen:) und besticht auf den ersten Blick durch seine optisch gelungene Oberfläche. Das Programm entstand im Rahmen eines AIR-Programmierwettbewerbs und wurde anschließend vom Autor als Freeware veröffentlicht. Ein intuitives Drag-and-Drop Interface, die Möglichkeit, Projekte und Subprojekte in beliebigen Hierarchien anzulegen und die elegante Taskbar-Integration sprechen für Klok.

Im Praxistest allerdings funktionierte bei mir das wichtigste Feature nicht: in der minimierten Programmansicht sollte es möglich sein, der eingebauten Stopp-Uhr mitzuteilen, an welchem Projekt man gerade arbeitet – bedauerlicherweise bliebt die Dropdown-Box in meinem Fall auch nach dem Eintragen etlicher Projekte gähnend leer:

Vielleicht ein Bug aufgrund eines AIR-Updates – schade, damit scheidet Klok für aus. Die Oberfläche wäre zwar sehr ansehnlich, Drag and Drop funktioniert ordentlich: allerdings fehlen mir in der höchsten Zoomstufe der Kalenderansicht eine Minutenskala und die Möglichkeit, Statistiken nicht nur als Kreisdiagramme auszugeben.

Fazit: Verbesserungspotential beim Zeiterfassen

Die eierlegende Zeit-Tracking-Sau konnte ich unter den beiden Freeware-Tools nicht ausmachen: Klok wär hübscher, aber die Schnelleingabe funktioniert nicht Das Time-Tracker-Tool verrichtet brav seine Dienste, nur lassen sich die gespeicherten Files in anderen Programmen nicht verwenden. Aber bis die „Time Tracker Klok“ mit den Vorzügen beider Programme verfügbar ist, werde ich weiterhin ttt verwenden.

Daher eine Frage an die selbständigen KMU-Unternehmer in meiner hochgeschätzten Leserschaft: welche Time-Management-Lösungen verwenden Sie? Da gibt’s ja die lustigsten Möglichkeiten, wie zum Beispiel dieses großartige Kolumne von Michael Hunger über Timetracking mit Lego-Steinchen zeigt (besonders gut geeignet für haptische Typen, siehe auch Cafe Autism).

Über Hinweise auf gelungene Software-Lösungen freu ich mich natürlich… wie gesagt: das Gelbe vom Ei hab ich bisher noch nicht gefunden.

Downloads:
Time Tracker Tools (Java 1.5 erforderlich)
Klok (Adobe AIR erforderlich)

Fotocredits
Titelfoto: Zeitreise von Geralt / pixelio.de