Workplace by Facebook: Was kann Zuckerbergs Intranet-Lösung? [Screencast & Review]

Was kann der Facebook Workplace?

Der größte Vorteil im Vergleich zu ähnlichen Lösungen wie Convo, Salesforce Chatter oder Microsofts Yammer besteht fraglos im Gewöhnungseffekt. Denn dieses neue Intranet SaaS Tool fühlt sich so an, sieht so aus und bedient sich ganz genauso wie Facebook.

Eines der Haupthindernisse bei der Einführung neuer Kommunikations- und Kollaborationstools besteht schließlich darin, die Mitarbeiter überhaupt dazu zu bringen, selbige auch tatsächlich zu nutzen. Je flacher die Lernkurve, desto größer der Usability-Appeal. Jeder, der Facebook bereits nutzt, wird sich im Workplace auf Anhieb heimisch fühlen.

Zudem verspricht Facebook, dass Workplace eine Menge anderer Werkzeuge obsolet macht und als eierlegende Wollmilch-SaaS-Sau Intranet-Lösungen ebenso überflüssig macht wie Videokonferenz-Systeme oder Verteilerlisten. Überdies ist Workplace nicht nur im Office, sondern auch am Mobiltelefon via App jederzeit uneingeschränkt nutzbar.

Die einzelnen Funktionalitäten entsprechen zwar weitgehenden denen der großen Schwester, sind aber zugleich spezifisch auf die Bedürfnisse von Unternehmen hin optimiert:

• Die Seite teilt sich in Newsfeed und persönliches Profil, wobei der Newsfeed alle Mitarbeiter-Postings auflistet, während die Projektkommunikation innerhalb von Gruppen passieren soll.
• Gruppen funktionieren ähnlich wie gewohnt, können aber auch basierend auf Locations und Abteilungen angelegt werden.
• Zusammenarbeit mit externen Partner ist via „multi-company groups“ möglich, indem man Gruppen mit Lieferanten und/oder Kunden teilt – vorausgesetzt, alle Partner verwenden Workplace.
• Der Work Chat entspricht Facebooks Messenger, jede angelegte Gruppe bekommt automatisch einen zugehörigen Chat.
• Live-Video zieht sich durch die gesamt Plattform wie ein roter Faden. So können beispielsweise Logistik-Unternehmen mit ihren Fahrern in Face-to-Face Kontakt bleiben (sofern diese Empfang haben).

Die Facebook Workplace Startseite in gewohnter Newsfeed-Manier.

In punkto Sicherheit und Datenschutz setzt Facebook auf die Industrie-Standards der Cloud Security Alliance. Optional verpflichtendes Single Sign-on und sicheres Identitätsmanagement sollen Datenmissbrauch verhindern. In den Nutzungsbedingungen ist klar geregelt, dass alle von Mitarbeitern geposteten Inhalte dem Unternehmen gehören und auch jederzeit exportiert werden können. Workplace ist auch auf Account-Ebene vollständig getrennt vom „normalen“ Facebook.

Was kostet das Intranet aus Menlo Park?

Das zugrunde liegende Preismodell suggeriert Selbstbewusstsein: Facebook verkauft keine vordefinieren Pakete, sondern verlangt $3 pro aktivem Mitarbeiter pro Monat. Nutzen in einem größeren Unternehmen also 500 Personen Workplace, so laufen monatlich Gebühren von €1.500 auf.

Ab dem tausendsten Nutzer sinkt der Preis auf $2 und ab dem zehntausendsten auf einen Dollar pro Monat. Non-Profit Organisationen und Bildungseinrichtungen dürfen das System kostenlos nutzen, die ersten drei Testmonate sind für alle neuregistrierten Unternehmen gratis.

Die Kosten der Einrichtung sind überschaubar, umfassende Mitarbeiterschulungen entfallen. Ab Bord holt man die eigenen Angestellten entweder auf die oldschool Art via CSV-Upload oder man verbindet das eigene Netzwerk mit einem der unterstützten Identity Provider. Das sind aktuell G Suite, Okta, Microsoft Azure AD, Ping Identity und OneLogin.

Brauch ich Workplace by FB?

Für EPUs ist diese Frage schnell beantwortet: Selbst wer unter Schizophrenie leidet, kann Selbstgespräche zwischen mehreren Fake-Accounts günstiger anderswo führen. Das Preismodell verrät, dass Facebook eher auf Großunternehmen als Kunden abzielt. Tatsächlich nutzen aktuell vorwiegend international tätige Konzerne wie die Royal Bank of Scotland, Starbucks oder Renault das Kollabo-Tool aus Menlo Park.

Lohnt sich ein Workplace Setup auch für mittlere Unternehmen? Das Preismodell ist jedenfalls flexibel genug, um auch einer 5-Personen-Firma ein technisch hervorragend umgesetztes Intranet-Werkzeug in die Hand zu geben. Den größten Nutzen bietet die Plattform natürlich für an verschiedenen Standorten tätige Unternehmen. Die Bank of Scotland beschäftigt 100.000 Mitarbeiter, aber auch eine kleinere Handelskette mit zwei oder drei Standorten kann von Workplace profitieren – und das bei äußerst überschaubaren Kosten.

Facebook legt mit seinem Kollaborations-Tool die Latte in mehrfacher Hinsicht recht hoch. Facebook-affinen Mitarbeitern fällt die Eingewöhnung leicht, den Funktionsumfang aus Social Network, Gruppen, Dokumentenverwaltung und Videochat ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal. Ich könnte mir gut vorstellen, dass Facebook auch im kommerziellen Bereich die Konkurrenz so nachhaltig abhängt, dass ein Workplace-Account in näherer Zukunft zum De-Facto Intranet-Standard werden könnte.